指示・伝え方の違いと3人の上司:紙芝居型ブログ ブログ#120

 上司と部下のコミュニケーションの中でも,
指示はいろいろな方法があって,
悩みますね。

 このあたり,
紙芝居でお伝えします。

指示・伝え方の違いと3人の上司

こちらは,A社長です。

A社長は自動車の部品工場を経営しています

 最近,会社の業績が落ちてきたなぁ。やっぱり安い海外の部品がどんどんでまわってきて,利益がどんどん少なくなっちゃってるんだよなぁ。 困ったなぁ。どうしたらいいんだろう

 そうだ,やっぱり,今できる対策としては,経費を削減すること,コストをカットすることだな。それで,残る利益を増やそう

 こうして,A社長は,さっそく,第1工場・第2工場・第3工場それぞれの工場の工場長を呼び出しました。

 コンコン,社長,失礼します。

 工場長のみなさん,今日は,一つ,お願いがあります。今後のわが社の計画として,経費削減・コストカットをより一層がんばってください。

 はい,わかりました。

 こうして,第1工場・第2工場・第3工場の各工場長は,各工場での経費削減・コストカットに取り組むことになりました。

 こちらは,Bさんです。Bさんは第1工場の工場長です。

うーん,なんか,いきなり,社長から経費削減がんばれって言われたけど,いったいどうしようかなぁ。なにから始めようか。

 そうだ!紙を無駄にすることをやめよう。うちの社内では,自動車部品のアイデア出しや,設計図の制作のために,紙を多く使っているから,紙の無駄づかいをやめさせよう。

第1工場のメンバー全員に対して,紙の無駄遣いを一切やめること,紙は裏面まで余すとこなく使い切ってから捨てるルールを作って,それを徹底させよう。

 このように,Bさんは,具体的な対策を自分で考えたので,第1工場のメンバーに対し,次のような,指示・伝え方をしました。

 みなさん,これから,第1工場では,紙の無駄遣いを徹底してなくすことにしました。紙を使うときは,裏面まで余すところなく使い切ってから捨てるようにしてください。

 その結果,このように,第1工場では,工場長が工場のメンバー全員に対し,経費削減策策を,すぐに,具体的に指示したため,工場メンバーによる紙の無駄遣いがすぐになくなり,紙の購入やメモ帳の購入が減り,すぐに経費削減につながり,短時間で効果が出ました。

 他方で,工場メンバーは,突然,経費削減策を押し付けられ,徐々に,経費削減へのモチベーションが下がってしまいました。

また,裏紙を余すとこなく使うことになり,以前よりもアイデアに集中しづらくなり,クリエイティブな作業,独創性が要求される設計の業務の効率化が悪くなってしまいました。

 他方,こちらは,Cさんです。

 Cさんは,第2工場の工場長です。

うーん,なんか,いきなり,社長からコストカットがんばれって言われたけど,いったいどうしようかなぁ。なにから始めようか。

 そうだ!コストカット策を,工場のメンバーそれぞれに考えてもらって,それぞれでやってもらおう。

 このように,Cさんは,具体的な対策を工場のメンバーそれぞれに考えてもらうことにしたので,第2工場のメンバーに対し,次のような,指示・伝え方をしました。

 みなさん,これからは,コストカットが大切です。そのため,みなさん,各自で,それぞれ,コストカットになることを考えて,実行してください。

 こうして,Cさんは,工場のメンバーに対し,コストカット策を,各自,それぞれ,実行するよう指示しました。

 その結果,Cさんは,コストカット策を具体的に指示しなかったため,第2工場のメンバーが経費削減・コストカット策に取り組むまで,少し時間がかかりました。

他方で,各自で,それぞれが考えたコストカット策を行うようになり,内容はバラバラとなりました。

各自が,それぞれ,コストカット策を自ら考えて実行したため,モチベーションの低下はありませんでした。

 他方,こちらは,Dさんです。

 Dさんは,第3工場の工場長です。

うーん,なんか,いきなり,社長から経費削減がんばれって言われたけど,いったいどうしようかなぁ。なにから始めようか。

 そうだ!経費削減策について,工場のメンバー全員で話し合って,考えてもらおう。もちろん,なるべく早く,経費削減に取り組むことはとても大切だけど,現場のことは現場のみなさんが一番情報を持っているんだから,現場のみなさんが話し合って答えを見つけるプロセスが大事だろう。

 その前提として,なかなか,会議って,言いたいことが言えなかったりするから,まずは会議の雰囲気づくりをしよう。安心して発言してもらえるように,アイデア出しの会議は,自由に発言してOK,発言したからってそのまま実行しなければならないわけではなくて,やらなくてもOK。まずは,本音や言いたいことを言える雰囲気づくりをしよう。

 このような考えから,Cさんは,第3工場のメンバーに対し,次のような,指示・伝え方をしました。

 みなさん,これからは,経費削減が大切です。そして,具体的な対策は,最前線の現場にいるみなさんこそが,もっともよく現場を理解していらっしゃるので,現場のみなさんで話し合って答えを探し,改善を繰り返していくプロセスを大切にしたいと思います。

そして,そこで,今後,みなさんで,本音や言いたい事を言える自由な雰囲気を作って,会議をしていきたいと思います。

 こうして,第3工場では,まずは,言いたいことが言える,自由な明るい会議の雰囲気づくりをしました。

そのうえで,効果的な経費削減策について,メンバー全員での話し合いの機会・会議を重ね,意見交換をしたうえで,最終的に,紙を無駄にしないことを全員でがんばろう,という話になりました。

 その結果,紙を無駄にしないための活動をするまでに,3つの工場のなかでもっとも時間がかかってしまいました。

 他方で,最前線の現場のメンバー全員で話し合って決めたことであり,上司から指示されたものではないため,第3工場のメンバー全員が,経費削減について全員一致協力して,効率的に取り組みました。

また,モチベーションを高くキープすることができました。

 以上の結果,1年後の経費削減・コストカットの効果は,結局のところ,第1工場・第2工場・第3工場で,同じ結果となりました。

 以上,Bさん,Cさん,Dさん,3人の上司の指示・伝え方,どんな場面に,どの上司の指示・伝え方がマッチすると思いますか?

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